Як заощадити на корпоративному мерчі без втрати якості: 7 порад від експерта

Практичний гайд від MOODua для HR, Employer Brand і маркетингових команд: як зменшити вартість корпоративного мерчу завдяки правильним рішенням, не поступаючись якістю та не переплачуючи через зайві виробничі й логістичні витрати.

У цій статті зібрали ключові інсайти зі спільного вебінару MOODua та Employer Branding Community, де Катерина Цатурян, Co-Founder & CEO MOODua, розповіла, як заощадити на корпоративному мерчі й оптимізувати витрати на подарунки, не заощаджуючи на тому, що справді впливає на якість і досвід отримувача.

Нижче — 7 практичних способів від експерта, як замовити мерч дешевше, оптимізувати його собівартість та зберегти належну якість товарів і брендування.

1. Починайте з історичних витрат або ринкових бенчмарків

Щоб спланувати майбутні витрати на корпоративний мерч і подарунки, насамперед потрібно зрозуміти, скільки компанія витрачала раніше.

Якщо у вас уже є досвід замовлень і кількість приводів та активностей суттєво не змінюється, можна взяти витрати минулого року на одну людину, помножити їх на актуальну кількість співробітників з урахуванням планів найму та додати прогнозований рівень інфляції.

Якщо ж компанія змінює політику, додає нові приводи або запускає інші формати активностей, власних історичних даних може бути недостатньо. Тоді варто орієнтуватися на те, що відбувається на ринку.

Щоб дати компаніям таку точку відліку, MOODua проаналізувала понад 1000 замовлень на 54 приводи за 2025 рік.

На які приводи найчастіше замовляють мерч

Що найчастіше входить до таких замовлень?

• Серед корпоративних замовлень: футболки — 29,9%, павербанки та зарядні пристрої — 14,8%, худі — 12%, рюкзаки — 9,3%, брелоки — 5,9%.

• У новорічних подарунках: термостакани й термоси — 19,3%, свічки — 16,3%, теплі пледи — 13,2%, лампи та нічники — 10,3%, брендовані шкарпетки — 10,2%.

• У Welcome pack: блокноти — 19,8%, шопери — 18,4%, ручки та олівці — 14%, чашки — 12,6%, екологічні пляшки для води — 10,6%.

Наприклад, середні витрати на один новорічний бокс у 2025 році становили:

• для компаній до 200 співробітників — 2158 грн;

• для компаній із 200–1000 співробітниками — 2899 грн;

• для компаній із понад 1000 співробітників — 2184 грн.

Ці цифри не є універсальною рекомендацією щодо бюджету, але можуть стати корисним орієнтиром, якщо ви переглядаєте свою політику подарунків або формуєте її з нуля.

Потрібно сформувати загальний кошторис? Читайте, як розрахувати бюджет на корпоративні подарунки.

2. Плануйте бюджет окремо для повторюваних і нових активностей

Не всі витрати на корпоративні подарунки варто рахувати однаково.

За рекомендацією MOODua, базовий календар може включати:

• Новий рік, Різдво, День Святого Миколая;

• Welcome набори;

• день народження компанії;

• день народження співробітника.

А для сильнішого employer brand-ефекту можна додавати нестандартні активності: наприклад, дитячі подарунки або мерч для домашніх улюбленців.

Також варто стежити за трендами, які впливають на вибір брендованої продукції: еко-товари, Made in Ukraine та патріотичні елементи.

3. Розраховуйте повну вартість проєкту, а не лише ціну подарунка

Одна з найпоширеніших помилок під час планування — закласти бюджет на сам товар і вже в процесі дізнатися про додаткові витрати. Якщо у вас є фіксований бюджет на людину або на весь проєкт, спочатку варто врахувати логістику, податки, пакування та можливі митні платежі.

Орієнтовна формула може виглядати так:

Бюджет на товар = (бюджет проєкту – логістика – податки – пакування – мито (за наявності)) / кількість співробітників

Бюджет на подарунок — це не просто ціна товару. Щоб не отримати несподівані витрати в процесі, усі супутні складові потрібно врахувати ще на етапі прорахунку. Такий підхід допомагає одразу зрозуміти, яку суму ви реально можете витратити на наповнення боксу або сам мерч.

4. Враховуйте географію команди, щоб заощадити на логістиці

Якщо співробітники працюють у різних містах і країнах, найдешевший товар у кошторисі не завжди буде найдешевшим рішенням для всього проєкту.

Наприклад, виготовити весь мерч в одному місці, а потім розвозити його по різних країнах може виявитися дорожче, ніж розділити виробництво відповідно до географії команди.

Залежно від конкретного проєкту можна розглянути:

• виробництво основної частини замовлення в Україні;

• виготовлення частини замовлення в Польщі або іншій європейській країні;

• локальне виробництво для окремих груп співробітників;

• розподіл замовлення між кількома локаціями.

Локальний товар може коштувати дорожче за одиницю, але водночас допомогти заощадити на міжнародній доставці, митах та інших логістичних витратах.

«Коли команда розподілена між різними країнами, потрібно рахувати не лише вартість товару. Іноді локальне виробництво буде дорожчим за одиницю, але суттєво дешевшим для всього проєкту, якщо врахувати доставку та мито», — ділиться Катерина Цатурян, Co-Founder & CEO MOODua. 

Особливо це важливо для великих хабів за межами України та ЄС. Якщо значна частина команди працює, наприклад, у Вірменії чи Грузії, варто окремо розглянути локальне виробництво або збірку.

Це може не лише знизити витрати на логістику та митні збори, а й допомогти уникнути ситуації, коли співробітнику доводиться самостійно сплачувати мито за отримання корпоративного подарунка.

5. Закладайте запас на зміни адрес і нових співробітників

Одна з практичних складностей — актуальні адреси команди. Люди можуть переїжджати, а збір нової бази адрес через Google-форми може забрати багато часу. 

Якщо у вас немає актуальних даних, можна взяти адреси з останньої відправки або минулого року й закласти приблизно 10% люфту на зміну локацій і нових співробітників. Такий підхід дозволяє не зупиняти планування проєкту через те, що частина даних ще не фіналізована.

6. Плануйте замовлення заздалегідь, щоб не платити за терміновість

Терміновість майже завжди звужує можливості для оптимізації. Коли дедлайн уже близько, у команди залишається менше часу, щоб обрати оптимальний товар, організувати виробництво або спланувати доставку.

Якщо товари потрібно доставити з Європи чи Китаю, раннє замовлення дозволяє використовувати планову морську або наземну логістику, яка може бути значно дешевшою за термінову авіадоставку.

«Час — це теж частина бюджету. Чим раніше ви починаєте планування, тим більше у вас варіантів і тим менше доводиться платити за терміновість», — підкреслює Катерина Цатурян, Co-Founder & CEO MOODua. 

Для ранніх замовлень MOODua також може пропонувати додаткові бонуси, зокрема безкоштовне зберігання готового тиражу на складі, додаткові товари до замовлення.

Завчасне планування допомагає уникнути доплати за терміновість й залишає більше часу на перевірку макета та зразка.

Затверджений макет і сигнальний зразок також допомагають уникнути повторного друку — однієї з найпоширеніших помилок під час замовлення мерчу.

7. Заздалегідь продумуйте план Б на випадок проблем із доставкою

Навіть добре спланований проєкт не застрахований від змін. Тому важливо заздалегідь думати не лише про основний сценарій, а й про альтернативний. У міжнародних проєктах завжди варто мати план Б. Не все можна передбачити, але до основних ризиків можна підготуватися заздалегідь.

Доставка в далекі або складні локації

Якщо доставка одного подарунка коштує майже стільки ж, скільки сам подарунок, варто розглянути інший формат: локальне виробництво, сертифікат або внутрішній бонус для конкретного отримувача.

Товар, який складно або неможливо доставити

Для міжнародних відправлень важливо заздалегідь перевірити, чи можна перевозити конкретний товар. Додаткові ризики можуть виникати з крихкими речами, продуктами, що швидко псуються, іншими категоріями, для яких діють окремі вимоги та обмеження.

Затримка виробництва або доставки

Заздалегідь продуманий альтернативний сценарій і кілька можливих рішень можуть допомогти зберегти дедлайн.

Один із кейсів MOODua стався в розпал новорічного сезону, коли через погодні умови та високе навантаження у перевізника виник дефіцит водіїв і транспорту. Щоб встигнути доставити подарунки клієнтам до свят, команда MOODua залучила власні автомобілі й самостійно організувала частину доставок.

Це приклад того, чому під час вибору підрядника для корпоративного мерчу варто звертати увагу не лише на ціну, а й на досвід роботи зі складною логістикою та готовність оперативно реагувати на нестандартні ситуації.

Зміни в процесі

Нові співробітники, зміна адрес, коригування кількості подарунків — такі деталі можуть з'явитися вже після старту проєкту. Саме тому важливо заздалегідь зафіксувати двосторонній таймлайн: дедлайни не лише для підрядника, а й для компанії-замовника. Наприклад, строки затвердження макетів або передання бази адрес.

Головне: економити потрібно не на якості, а на зайвих витратах

Оптимізація вартості бізнес-подарунків і брендованої продукції — це не пошук найдешевшого товару. Найбільшу економію часто дає правильне планування: використання історичних даних, реалістичний бюджет на всі приводи, раннє замовлення, оптимальна модель виробництва та доставки і заздалегідь продуманий план Б.

Тому перед тим як зменшувати бюджет за рахунок якості подарунків, варто перевірити інше: чи врахували ви всі витрати, які виникають навколо самого товару, і чи можна оптимізувати їх ще на етапі планування?

Саме такий підхід допомагає зменшити вартість корпоративного мерчу без втрати якості та уникнути непередбачених витрат у процесі.

Плануєте замовлення мерчу для компанії?

Розкажіть нам, для кого й на який привід ви готуєте брендовану продукцію, скільки людей потрібно охопити, де перебуває команда та коли потрібно отримати замовлення.

Потрібен прорахунок конкретного тиражу? Перегляньте каталог брендованих товарів від MOODua та замовте прорахунок для вашого проєкту.